这些文字、图像和视频资料都会以数据的形式存储在各相关部门的数据库里。像公安部门、税务部门、电信公司、选举机构、信用卡机构、教育医疗机构、工商登记机构、会计审计机构以及股票、房地产交易机构都会完整地保存着个人的活动资料。当所有这些资料汇集在一起，基本上可以勾勒出一个人的总体风貌与运行轨迹。从其家庭背景和社交圈，可以判断某人的价值取向及知识结构；从其思维模式和行为习惯，可以分析某人的思想成熟度和处世风格。这些关于个人的基本数据正是外交决策大数据系统所需要的。一旦某个关键人物进入外交决策层的视野，他的相关资料能立刻从大数据库中调阅。从这个角度看，以前认为与外交决策领域不相干的那些部门的数据库，却是建构外交决策大数据系统所需要的宝贵资源。
当然，这些散落在社会各地的数据不可能直接为外交决策服务，它们只是为外交决策大数据系统提供原料。外交决策大数据系统的建设仍然是不可缺少的，它必须采取两条腿走路的方式，一方面整合国内其他部门数据库，建立基础性的数据库；另一方面组织专业团队分别建立专业性的数据库，与基础性数据库共同形成外交决策大数据系统。根据目前的形势，建立反恐数据库已经成为当务之急。
目前对于国家安全威胁最大的就是恐怖主义，它正在以“独狼”的方式开展活动，造成平民百姓的巨大伤亡。虽然反恐部门也有反恐数据库，但其数量规模以及分析手段却是有限和滞后的。没有整个国家全体相关部门的配合，反恐的有效性就会打折扣。而全体相关部门配合的共同平台就是决策数据系统。该系统不仅资料来源丰富多样，更新速度快，而且通过这个平台其他机构的人员尤其是高校科研系统研究人员也可以参与协同合作，从而大幅度提高反恐数据分析的精准性和有效性。除了反恐数据库外，其他领域也可建立若干个决策数据库。
例如，外事管理也是外交决策的一个重要领域。随着中国的崛起，外交事务的激增，如何高效地处理日趋增多的繁杂外事，使得外交决策层有更多的精力和思考空间关注于国家的长远战略，是外交决策亟待解决的课题。借鉴于成功企业的管理经验，在外事管理方面适当运用大数据技术是一个行之有效的方法。外事管理属于可控性较强的领域。虽说日常的外交事务非常繁忙，变数也多，但相对而言，外事管理系统的边界和规范还是比较清楚的，在此处大数据技术的优势可以得到发挥。外事管理工作的范围包括：中外公民的出入境访问；中外商务往来；中外高层互访；参加国际会议；举办国际会议；处理国际组织、国际法和国际条约事务；参与外交谈判；拟定公报声明和文书；开展使领馆业务；召开新闻发布会。此外，还有外交礼仪、外交调研、外交游说和地方外事等。这些外事工作如果没有大数据系统的统筹，可能会耗费外交决策部门的大部分精力，而且还有可能成为官僚部门与利益集团博弈的领地。随着外交事务总量的暴增，外交决策部门容易陷入事务主义。但是，如果运用大数据技术进行外事管理，情况就会大为改观。它不仅使外事管理井井有条，决策部门还可运用数据分析发现更多的战略机遇。
尼克松访华时曾经发生过一件事情。当时美国代表团住在上海锦江饭店，尼克松住在15层，基辛格住在14层，而国务卿罗杰斯及国务院官员住在13层。罗杰斯他们感到很不舒服，不仅基辛格更靠近总统，而且13在西方是忌讳的数字。国务院的官员们正在埋怨时，周恩来总理登门造访，给足了面子，于是罗杰斯等也消了气。这当然得益于周恩来总理对外交细节的把握，目前很少有周恩来那样素质超群的政治家了，因此只能依靠大数据系统来发现外交事务中的漏洞并予以弥补。目前，决策高层外访、参加国际会议、接待外国政要和举办重要国际会议已经成为外交的主要内容，也是外事管理的主要任务。如果平时做好功课，通过公开渠道收集外围代表团成员的所有数据包括外国政要个人的所有数据，将它们输入大数据系统，那么外事管理将会变得轻松自如。这里有一个问题：由于中国是一个大国，应该纳入关注范围的外国政要成千上万，如果要采集和储存其所有的数据，信息量必然是非常巨大的。因此这个工作在信息社会初级阶段是难以完成的，但在今天超算和云计算的时代，这样的问题就能迎刃而解了。