作为企业家，当一个新鲜事物出现，只有百分之五人知道时，你赶紧去做，这就是机会!做早就是先机!当百分之五十的人知道时，你做个消费者就行了。当超过百分之五十时，你看都不用去看——李嘉诚。
但是这就出现了一个关键性的问题，到底在什么时候你才能确定这件事只有5%的人知道，什么时候达到了50%。靠广告?靠新闻?靠电话?这些都靠不住，只有数据才靠得住，如果把获得的所有信息和动态以统计图表的方式展现在眼前，还需要去辨别对与错么，决策者只管选择做与不做就行了。美国经济决策管理大师赫伯特西蒙曾说：“管理就是决策。”
然后节省下来的原本用于做琐碎信息搜集及分析的时间做什么，可以喝杯茶、闭目思考，领导者是时候站在企业战略的角度来对未来的发展方向做一个长远的规划，船长要做的就是制定目标，然后引导船员一同达到终点，而不应该为打扫甲板之类的琐事劳神伤心。
那么让企业从帆船变成涡轮动力船，实现自动化才能更快速的达到目标，才能在依赖于风力的众多帆船中另外开辟一条航道，等你驶进这条新航道的时候，或许就发现你就是那5%的哥伦布，这就是留学教父俞敏洪成功三段论中第一阶段成功——逾矩偏离别人设计的轨迹。对于一个企业领导者来说，要做的只是如何让企业自动化起来，使企业变成自动化的赚钱机器就是通往第一段成功的终极目标。
成为自动化赚钱机器，不是说你不用对你经营的企业操心了，而是可以不必再把大量的时间和精力用在繁琐细碎的细枝末节上，让企业规范的运转，企业家不再对具体的事务性的东西缠身，更多的精力用于企业战略和扩展的思考和准备。
抽身不退管理助推
那么企业家如何从日常事务脱身，这种脱身并不是对日常事务不闻不问，而是有一套非常行之有效的方法使日常事务的管理规范化、自动化，在这以后才是企业家对企业的战略思考，布局你的整个生意。因此，规范管理成为管理者必须考虑的必要条件，特别强调是必要条件而不是充分条件，规范化的管理才可造就伟大的企业。
此时如果想让管理成为手段而不是方法，离不开管理工具的支持，工欲善其事必先利其器。拿销售管理为例。
一规范的管理：
规范的销售管理包括对销售队伍、销售人员的工作、行程的规范，包括电话、见面的拜访的规范，就像拨打10086就提示×××号话务员为您服务一样，规范的服务展示是一个企业的成熟与专业象征。
只有规范的管理才可能获得大量的销售机会，不论是国内还是国外，在会见的时候非常注意第一印象，前三分钟的交流决定成单80%的可能性，而规范的标准可以让这前三分钟释放最大的功效，比如拜访时间尽量避免用餐时间以及工作时间的开头与结尾、见面话术的入木三分的规范可以达到最高效的成单率。
只是对销售人员工作表面上定义的规范还不够，需要对这个规范加以量化，也就是前面提到的数据的力量，销售人员拜访的客户数量以及质量的标准必须制定好，下达任务的时候具体到细节才能使员工执行的时候更有目标性、并且规避偷懒的诱因。
二、规范管理的标准
简单来说，就是如何看销售人员的是否达到规范和是否高效。首先就是看销售人员的拜访客户数量，再看拜访客户数的转化率，最后看单位时间内将潜在用户转化为实际用户的效率。
其次，就是销售人员完成工作质量的评判。在已经量化的客户数及转化率的外部基础之上再提升从量到质的转变，如何分辨销售人员完成工作的质量高低可以从销售人员与客户的交流录音以及成单客户的回款情况来衡量。
三、规范管理讲究协作，不是单兵作战。
日本经营之神松下新之助说：“管理就是沟通、沟通、再沟通。”沟通的真面目就是协作的手段，良好沟通是决策者制定规范管理的流程、标准的最佳方式，沟通是进行换位思考的有效手段，可以让协作变得没有障碍，这就是企业QQ、MSN这种通信软件在办公中获得好评的根源，沟通让协作变得简单易行。
企业生存就是赢得战争。古今中外可被称为万人敌的人不出5个，有一个在秦末，有三个在三国，还有一个在苹果，在这5个人中只有乔布斯获得了前所未有的成功，在战场中前四位输了，在商战中乔主席赢了，在企业运作中很少有人可以成为像乔布斯一样的存在，既有无与伦比的个人魅力，又有团结协作的向心力。
协作的重要性不言而喻，但是在销售过程中如何使以个体为单位的销售人员获得协作的力量，就需要一个工具的辅助、同样的销售主管去审核业务员也需要工具的帮助，这时候就体现出CRM管理软件贡献的价值。
现在的创业者们正好赶上信息化的热潮，而创办企业的新思路、新方法多是以前企业所不具备的，例如300人以下的小型企业、甚至1人的微型企业就可以服务于全国的客户，无一例外的，这些企业都在使用CRM信息化工具。
CRM规范管理秘书
企业运作过程就是拍大片的过程。
领导决策者是导演，企业是主演，而CRM就是主角规范管理的保姆车+助理，前面提到规范管理的量化就是用CRM工具来实现。XTools提供强有力的数据统计和分析系统，CRM软件记录具体的数据，自动生成统计图表或图形进行同比和环比分析，领导者只需对分析结果决策即可，就像助理帮助主演补妆、保暖，导演觉得可以了就进行下一个片段录制一样。
另外一个就是XTools的产品可以直观化的体现出销售员工的工作质量，XToolsCRM可以拟定一个工作标准，具体到个人的任务安排，实时对销售人员的工作进度进行分析，通过具体的录音内容、回款多少、跟单多少来对销售员工进行量化的审核，决策者只用说yesorno来确认拍摄是否到位就OK。
XTools还提供与管理软件一体的沟通工具，这就比单纯的QQ、MSN更快捷，更效率，很多时候多软件的办公往往会错综复杂很凌乱，如果能在同一个CRM平台中运行多种不同的软件会提高工作的效率，XTools就在CRM中嵌入沟通兔、邮件、短信以及XTools随身行智能手机端App同步的功能，提供强大丰富的沟通手段，这也是XTools鼓励协作的一种表现，这就是作为一个合格助理递水、送保暖外套、还带管理微博的的优异表现。
用一个典型的案例来说明XTools如何完成助理工作，中国十大网络牛商廖炯曾说道，XTools提供管理的三个核心内容：核心产品、核心客户、核心员工。
看到成功的企业领导者每天高尔夫、桥牌，企业却也跟着打出老鹰球、4A的王牌使企业不断壮大，很多老板明明付出了10倍的努力，却总也觉得企业没有想象中扩大10倍，企业家最痛苦的莫过于此。
而廖炯用XTools的不同功能道破天机，关键就在于企业管理的三个核心是否找准：
1.核心产品，很多企业老板就是在事无巨细中分不清企业核心产品，浪费了大量的精力和时间在可以优化或者完全可以舍弃的产品上。
廖炯说道，索拓(他本人创立的企业)有很多产品，领导者也不能确认具体的哪些产品是好的，哪些产品是不够好的，往往很主观的去判断这个产品应该是作为企业的主力产品。但是主观判断很难确认市场的反响度，而XTools的SFA可以瞬间理清产品的收益回报率，有些平时没怎么注意的产品很可能是企业主要的收益来源，通过数据可以一目了然，哪些产品回款最多，哪些产品库存最多，哪些产品流量大，从而来确定企业的核心产品是什么，然后抓住核心一蹴而就获得最大的收益。
2.核心客户，索拓的服务团队每天接受成百上千的客服电话，有时一个话务员一天内接到同一家客户的电话多次，这只能说明这位客户的活跃度很高，而不能说这个客户对索拓产生的收益很高。
通过XToolsCRM的客户管理、成单系统、回款记录等就能迅速发现哪些客户的成交量最大，订单最多，这些客户才是真正的核心客户，也就是在XTools里被定义为重点关怀客户。
3.核心员工，廖炯在这里用80/20法则来划分哪些是核心员工，通过XTools的销售跟踪记录就可以非常清晰明了的罗列出哪些员工为企业创造了最多的收益，统计发现只有总数20%的员工却创造了80%的企业利润;又有哪些员工是潜力股，是值得培养的员工，也可以成为20%的一部分，而哪些员工是边缘人物，可有可无或者不适合某一岗位都可以在CRM系统中体现出来。20%的核心员工如何奖励，潜力员工如何培养，以及掉队员工如何处理才是决策者抓住的问题。
核心管理就是电影精华的提炼，拍摄电影需要很长时间，而最精华的就在电影院上映的1个半小时左右，精华才是提升票房的保障。企业扩张的保障就是核心管理，等抓住了三个核心点，就是企业领导者真正脱身琐事，着眼于企业战略、规模扩张的契机。
XToolsCRM通过三个核心管理的原则，使企业完全进入自动化的运营机制，形成自动的赚钱机器，规范管理不需要暴力，而让企业变成“暴利”。