企业的应用信息系统是面对不同员工、分角色而制定的，普通员工一般只能按照岗位职责享有一个用户模块的权利。如果员工A在企业中的岗位是物资部门的领导，他通过密码身份认证进入系统后，只能看见自己角色权限内的信息。如果在紧急情况下，他需要在系统内的其他PC机上开展办公，就迫切希望不用通过重新配置，就能在异地登录自己的桌面，这在旧的PC管理模式下是很难实现的。
此外，由于PC底层硬件种类繁多，不同部门、不同系统对桌面环境、硬件配置又不尽相同。因此，PC桌面标准化成为一个难题。PC的分布式特性使企业难以集中资源，提高利用率，降低成本。企业在日常PC管理、硬件维护、软件部署、更新和修补程序等工作中要耗费较大人力和物力。为了更好地解决上述问题，引入虚拟办公系统成为一个新的突破口。
云计算与虚拟化技术
云计算（cloudcomputing）是分布式计算技术的一种，其最基本的概念是透过网络将庞大的计算处理程序自动分拆成无数个较小的子程序，再交由多部服务器所组成的庞大系统，经搜寻、计算分析之后将处理结果回传给用户。透过这项技术，网络服务提供者可以在数秒之内，处理数以千万计甚至亿计的信息。
虚拟化是一个广义术语，在计算机领域，通常是指计算元件在虚拟的基础上而不是在真实的基础上运行。虚拟化技术可以扩大硬件容量，简化软件的重新配置过程。CPU的虚拟化技术可以使单CPU模拟多CPU并行，允许一个平台同时运行多个操作系统，并且应用程序都可以在相互独立的空间内运行而互不影响，从而显著提升计算机工作效率。
虚拟办公系统的构想
虚拟办公系统的整体架构共分3个层次，分别为虚拟存储层（存储池层）、服务器集群层（CPU、内存资源池层）、管理和应用层。整个虚拟存储系统可看成一个整体，在共享存储系统的基础上建立服务器集群。系统在使用更少的冗余部件的同时，自动检测故障。虚拟办公系统利用虚拟存储层和服务器集群层提供的硬件资源池，建立虚拟机资源，在虚拟机资源的基础上建立第3层（管理和应用层），该层具备管理服务和用户认证等管理功能。
通过一系列虚拟办公技术的应用，办公数据由之前的零散存放转移到了在更有保障的全天候机房环境中集中存放，并交由专业技术人员统一管理。此种管理方式首先使得传统数据的安全性得到有效提升；其次实现了对数据的绝对控制，做到了终端数据流访问，充分保证信息、资料不外泄；再次实现了操作系统统一管理，使系统维护人员不用再穿梭于各个分散的办公地点，通过电话沟通后就可以对软件系统进行集中维护，如果用户申请应用系统初始化，用预置好的模板，只需几分钟就可以重新部署好应用系统；最后，在虚拟化技术的基础之上，系统可对资源进行更颗粒化的划分，进一步提高了硬件资源利用率，有效节约成本。