传统出车中管理最常遇到的问题包括下列几点：无法即时掌握车辆确切位置、未依指定路线行驶、怠速时间过久、驾驶员藉出车之名行摸鱼之实、货物未准时送达、容易出现违反交通规则的驾驶行为如超速，因此，车队管理后台系统必须具备调度派遣、绩效管理、异常管理及资讯管理等4大基本功能，才能解决这些常见的管理问题。
在调度派遣方面，后端系统是透过GPS取得车辆经纬度座标，再结合电子地图(GIS)，以即时掌握车辆所在位置，此一模式所衍生的效益有2个，第1是车辆派遣效率最大化，以快递业者为例，若临时接获客户取件通知，便能征召离目的地最近的车辆前往，另一则是遇到突发状况时，可以即时做出回应，例如：遇到严重塞车时，后端系统可主动通知客户，更改货物送达时间，又或者当车辆不幸遭窃时，循移动轨迹追回车辆。
绩效管理部份，车机的定位就如同资料搜集器(Data Collector)，汇总、存放每一部车辆的行车资讯，再上传至后台管理系统，让系统可以从资料库中产出各项统计报表，例如：出车时数、行驶哩程数、行驶油耗、送货时间、怠速时数、有无准时出车╱抵达目的地等等，协助企业提升车队营运绩效。
此外，行车资料库还可以进一步连结至企业内部资讯系统，进行驾驶员个人的绩效评估，例如：业绩、差勤状况、驾驶行为评比等，透过主动管理以确保司机会依据企业运输规则来行动。
另外后台也可透过前端设备，察觉车辆的异常状态，并进行管理，当运输车辆出现异常状况时，如异常出车(不该出车却出车)、脱班(该出车却没出车)、车机异常启动╱被破坏、偏移原先规划行驶路线、超速、停留时间过久等等，藉由系统的主动通报功能，让管理者可以在第一时间内做出应变措施，常见的通报方式有2种：在监控萤幕上跳出警示讯息，或发送SMS简讯予相关管理人员，对于运送高危险货品的车辆来说，异常管理功能其实也兼具部份防盗保全的性质。
3大特性 形成车队管理绵密网路
最后则是资讯管理，车队管理的对象除了车辆外，还包括驾驶员及所载送的货物/乘客，前者靠车机进行管理，后者则依赖各种周边设备，如条码机、刷卡钟、温度感测器，这些周边设备所搜集到的资料，经过有线(如：RS-232)或无线(如：蓝牙、Wi-Fi)传输管道，上传至车机，再经由GPRS传回管控中心，由于周边设备种类多元，企业视自身管理需求来选择即可，没有绝对标准。
从前台装置于车辆上的车机(硬体)、到有╱无线传输串连的周边设备、再回到后台管理系统(软体)，这3者分别代表着物联网的3大特性：全面感知、可靠传递、智慧处理，从而交织出一张绵密而细致的车队管理网络，让这些在外奔走的物流车辆，不再成为企业管理上的盲点。